10 Tipps für ein ausgebuchtes XING Event

Stellen Sie sich vor, Sie organisieren ein Event und alle gehen hin. Leider ein seltenes Szenario, denn Aufmerksamkeit, Sichtbarkeit und Teilnehmer für Ihr XING Event zu gewinnen, ist eine große Herausforderung.
Erinnern wir uns zurück: Als XING noch OpenBC hieß, waren Networking-Events der absolute Geheimtipp. Wir bei XING Düsseldorf luden zu unseren Veranstaltungen ein und 400 Gäste kamen, ohne dass wir mehr machen mussten, als das Event bei XING einzustellen.

Networking-Event von XING Düsseldorf im Capitol Theater mit 400 Gästen

Geschäftliche Kontakte knüpfen, gleichgesinnte Menschen unkompliziert kennenlernen, abends etwas auf Businessebene unternehmen – das war etwas ganz Neues und Besonderes. Networking-Events haben zum Erfolg von XING beigetragen, denn die Möglichkeit virtuelle Geschäftskontakte zu nachhaltigen persönlichen Kontakten machen zu können, funktioniert bei XING besonders gut.
Aber Networking ist zum Standard geworden. Durch das hohe Angebot an Events fällt den meisten Nutzern eine Evaluation schwer. Dies mündet letztendlich in einem Desinteresse beim potenziellen Teilnehmer, der es sich lieber auf der Couch bequem macht, statt sich durch den Events-Dschungel zu kämpfen.
Es ist also kaum noch möglich, mit einem XING Event große Massen zu gewinnen. Die Reichweite hat definitiv abgenommen. Ich gebe Ihnen 10 Tipps, wie es Ihnen dennoch gelingt, auf Ihr Event aufmerksam zu machen.

Tipp 1: Machen Sie Leser neugierig auf Ihr Event

Eine spannende Headline, ein informativer Text, ein attraktives Hintergrundbild und ein kleines Vorschaubild sollen die Leser neugierig machen. Nutzen Sie dabei die von XING angebotenen Formatierungen fett, kursiv, Auflistung und Nummerierung. Auch Bilder können Sie in Ihre Beschreibung einbauen. Besonders wichtig ist die Kurzbeschreibung des Events. Versuchen Sie alles Wichtige und Interessante in den 200 möglichen Zeichen unterzubringen. Beste Sichtbarkeit erhalten Sie, wenn Sie Ihre Veranstaltung als „Öffentliches Event“ anlegen. Dann kann das Event in öffentlichen Suchmaschinen gefunden werden und ist unter https://www.xing.com/events für alle XING Mitglieder sichtbar.
Ein Event können Sie direkt bei XING anlegen und dann mit XING Events verknüpfen. Ich empfehle Ihnen übrigens grundsätzlich die Kombination mit XING Events. Auch wenn Ihr Event kostenlos ist, ist es sinnvoll, Tickets anzubieten. Damit senken Sie die Now-show Rate von 50 % auf 30 % (bei kostenlosen Tickets) bzw. auf 15 % (bei kostenpflichtigen Tickets). Seit kurzem sind XING Events Tickets für kostenlose Events ebenfalls gebührenfrei.

Event bei XING: https://www.xing.com/events/xing-dusseldorf-networking-picknick-esprit-arena-30-juni-1683136?preview=true&sc_o=EV9789_visitor

Wenn Sie Ihr Event von XING Events aus einstellen und nachträglich mit XING verbinden, haben Sie zusätzlich noch weitere Möglichkeiten. Beispielsweise können Sie die URL Ihres Events selber bestimmen, die Eventseite mit Modulen bestücken und haben zusätzliche Features (z.B. Affiliates, virale Empfehlung oder Voranmeldung).

Event von XING-Events mit eigener Eventseite: https://www.xing.com/networkingpicknick

Tipp 2: Zusätzliche Optionen durch Bezahlservice „Event Plus“

Mit Event Plus erhält Ihr Event auf XING eine verbesserte Sichtbarkeit. So wird es beispielsweise als „Empfehlung auf den Seiten ähnlicher Events“ angezeigt, bleibt aber selber von Empfehlungen anderer Events verschont. Weiterhin können Sie die Besucher Ihrer Eventseite einsehen (und ggfs. per XING Nachricht anschreiben).
Mit der neuen XING Funktion „Ansprechpartner“, können Sie noch gezieltere Informationen geben und sogar Dokumente (Flyer, Ablaufplan etc.) hochladen.
Besonders werthaltig ist die Funktion, auf andere Webseiten zu verlinken. So können Sie in der Eventbeschreibung Links zu Partnern, Referenten, zu Ihrer eigenen Website oder XING Profilen einbauen.
Für XING Düsseldorf buche ich immer Event Plus dazu (25 Euro pro Event/pro Monat), damit mein Event professioneller wirkt.
Visualisierte und herunterladbare Eventstatistiken runden das Zusatzangebot von Event Plus ab.

Bei EventPlus können Sie Statistiken zu Ihrem Event einsehen und herunterladen. In diesem Beispiel wurde das Event 1.597 Mal als Empfehlung bei anderen Events angezeigt. Auch dies ist ein Event Plus-Feature.

Tipp 3: Nehmen Sie Ihre Gäste ernst

Ihre Gäste sind nicht dumm. Kostenfreie Vorträge oder Webinare, die am Ende auf eine überteuerte Beratungsleistung oder unbedingt zu kaufendes Content-Material abzielen und eine rein werbliche oder aggressive Ausrichtung haben, verärgern Ihre XING Kontakte. Auch wenn Vertrieblern diese Vorgehensweise offensichtlich immer noch gepredigt wird, sind XING Mitglieder über diese Verkaufs-Masche genervt und klicken auf den Spam-Knopf.

Tipp 4: So laden Sie Ihre Kontakte ein

Nach der Anlage eines Events haben Sie verschiedene Optionen, um Gäste einzuladen. Möglichkeit 1: Sie laden Einzelpersonen und Zielgruppen ein. Diese können Sie in einem Freitextfeld definieren. Möglichkeit 2: Sie laden Gruppen oder Kontaktkategorien ein. Handelt es sich um ein Gruppen-Event, so können Sie Ihre gesamte Gruppe oder – vorher getaggte Kategorien – einladen. Ganz wichtig: Achten Sie unbedingt auf Relevanz! Ein Kontakt in Hamburg möchte in der Regel nicht zu einem regionalen Event in Berlin eingeladen werden. Wer hier einfach ungefiltert all seine Kontakte einlädt, wird schnell als Event-Spammer abgestraft und blockiert.
Auch beim Einladungstext sollten Sie sich Mühe geben. Vermeiden Sie gähnend-langweilige Formulierungen wie: „Hiermit lade ich Sie zu meinem Event ein.“
Manche Vertriebler verbinden eine herzliche Gratulation zum Geburtstag mit einem „Geschenk“: einer kostenlosen Einladung zu einem megawichtigen Webinar. Dies ist nur eine unehrliche Vertriebsmasche. Damit gewinnen Sie keine Teilnehmer.
Übrigens erhalten meine Stammgäste meine Eventeinladungen vorab per Newsletter. Den Newsletterverteiler habe ich vorab aufgebaut unter www.xing-duesseldorf.de/insider. So gebe ich meinen Stammgästen die Chance, ein Event buchen zu können, bevor der Rest der Gruppe eingeladen wird. Neulich bei einem Event im Wirtschaftsclub haben meine Stammgäste diesen Service sehr geschätzt, denn das Event war innerhalb von 10 Minuten ausgebucht.

Tipp 5: Bewerben Sie Ihr Event bei XING

Bei XING haben Sie viele Möglichkeiten, um auf Ihr Event aufmerksam zu machen. Nutzen Sie den Button „Teilen“, mit dem Sie Ihr Event in Ihren Aktivitäten oder als persönliche Nachricht teilen können. Bitte nicht einfach den Link empfehlen, sondern immer auch einen spannenden Text dazu formulieren. XING Mitglieder finden den Link in Ihrem Profil oder unter „Neuigkeiten“. Bitten Sie auch Ihre Kontakte um eine Empfehlung, denn so kann sich das Event auch viral bei XING verbreiten.
Achten Sie darauf, dass Ihre Neuigkeiten sichtbar sind. Dies können Sie prüfen unter Einstellungen > Privatsphäre > Profileinstellungen > Aktivitäten sichtbar für alle.

Empfehlen Sie Ihr Event bei XING und bitten Sie andere um eine Empfehlung.

In Ihrem Profil, direkt unter Ihrer Visitenkarten können Sie ebenfalls auf Ihr Event aufmerksam machen. Diese Info ist für alle Besucher Ihres Profils (auch für Nicht-Kontakte) sichtbar. Besonders sichtbar sind Ihre Aktivitäten bei XING, wenn Sie ein Kontaktnetzwerk aufgebaut haben. Dies muss nicht groß sein, aber qualitativ hochwertig. Dann werden Ihre Botschaften von der richtigen Zielgruppe wahrgenommen. Der Aufbau eines wertvollen Netzwerkes ist ein kontinuierlicher Prozess.
Ausgewählte, wichtige Personen sollten Sie persönlich per XING Nachricht (oder E-Mail) einladen, so dass Sie auch eine persönliche Rückmeldung bekommen. Veröffentlichen Sie Ihre Eventhinweise auch in XING Gruppen. Unter den 85.000 Gruppen, finden sich regional oder thematisch sehr attraktive Gruppen, so wie meine Gruppe XING Düsseldorf. Orientieren Sie sich am besten an den aktiven Ambassadorgruppen.
Vermeiden Sie aber bitte Cross-Posting in vielen XING Gruppen. Dies ist nach XING AGB verboten und ärgert andere Gruppenmitglieder (Eventspam). Für Eventveröffentlichungen gibt es in den meisten XING Gruppen den Marktplatz. Besonders erfolgreich ist es, wenn Ihr Event von Stakeholdern empfohlen wird. Nehmen Sie Kontakt zu XING Gruppenmoderatoren auf oder Influencern außerhalb von XING. Vielleicht ist ein Gruppenmoderator sogar bereit, Ihre Veranstaltung als Event einzustellen oder per Moderatorenbeitrag zu bewerben.

Auf den ersten Blick in meinem XING Profil sichtbar: mein Eventhinweis.

Bei meinem Networking-Picknick in der ESPRIT arena Düsseldorf konnte ich durch die Kooperation mit den Regionalgruppen Köln, Ruhrgebiet, Bonn, Aachen, Dortmund sowie den Branchengruppen IT-Connection, Franchise, IT-Stammtisch Köln, R(h)ein persönlich die Reichweite erheblich ausdehnen und zusätzliche Gäste und Aussteller gewinnen.

Tipp 6: Machen Sie Ihr Event in den Social Media bekannt

Eine Sichtbarkeit nur bei XING ist in der Regel nicht ausreichend. Soziale Netzwerke helfen Ihnen, Ihr Event bekannt zu machen. Bei Facebook und Google+ können Sie Ihre Veranstaltung als Event anlegen und Ihre Freunde bzw. Namen, Kreise oder E-Mail-Adressen einladen. Wenn Sie eine Website oder einen Blog haben, dann veröffentlichen Sie Ihr Event auch dort.
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Business-Kontakte neben XING auch bei LinkedIn und halten Sie Ihre Zielgruppe via Facebook, Twitter und Google+ auf dem Laufenden. So generieren Sie neue Teilnehmer.
Bilder-Netzwerke wie Flickr, Pinterest und Instagram eignen sich vor allem für die Veröffentlichung von Fotos und Videos. Bei Dokumenten-Netzwerken wie Slideshare, Scribd und Diigo haben Sie die Möglichkeit, Präsentationen oder Flyer zu Ihrem Event zu veröffentlichen. Nutzen Sie hier die Macht der visuellen Inhalte. Nahezu überall können Sie Ihre Mitteilung und Posts grafisch unterlegen.
Mit Multiposting Tools wie CM-Gateway und Blog2Social können Sie Nachrichten, Bilder und Dokumente an mehrere Social-Media-Kanäle gleichzeitig, aber dennoch individualisiert versenden. Das spart Zeit und Sie können sich stärker auf die Event-Organisation konzentrieren.

Tipp 7: Veröffentlichen Sie Pressemitteilungen oder Eventankündigungen im Internet

Online-Presseportale sind eine weitere wichtige Distributionsquelle, um Ihr Event in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Dies steigert die Auffindbarkeit Ihres Events in den Suchmaschinen enorm. Viele dieser Presseportale stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung. Je mehr Portale Sie ansteuern, desto mehr potentielle Anlaufstellen schaffen Sie für Ihre Zielgruppen. Im Gegensatz zur klassischen Pressemitteilung sind Sie hier nicht auf persönliche Kontakte und ein eigenes Presse-Netzwerk angewiesen.
95 % aller Journalisten suchen interessante Themen im Internet und so haben Sie die Chance, gefunden zu werden.

782 Suchergebnisse bei Google, die insbesondere durch Online-PR erreicht wurden.

Mit etwas Glück berichtet die Presse über Ihre Veranstaltung und verschafft Ihnen weitere Teilnehmer. Vor allem aber erreichen Sie über die Portale Ihre Zielgruppen direkt, denn die Portale bringen Ihre Meldungen in die Suchmaschinen und von dort zu Ihren potentiellen Teilnehmern.
Doch nicht nur von Medienvertretern können Sie gefunden werden: auch Ihre Zielgruppe tummelt sich im Internet und kann auf Ihre Botschaft aufmerksam werden. Online-PR ist dabei preiswert und wirkt besonders langfristig.
Als Tool für Online-PR und Eventveröffentlichungen empfehle ich PR-Gateway. Mit dem Distributionsdienst PR-Gateway sparen Sie sich das Verbreiten von Mitteilungen über kleine Verteiler oder per Hand.
Mit minimalem Aufwand legen Sie eine Event-Ankündigung oder Online-Pressemitteilung an und können aus dem gesamten Portalnetzwerk mit über 250 Portalen aus unterschiedlichen Kategorien die Portale auswählen, auf denen Sie veröffentlichen möchten.

Tipp 8: Gruppenmoderatoren haben größere Sichtbarkeit

Wichtige Eventankündigungen als „Lese-Tipp“ anheften – damit wird Ihr Event wahrgenommen.

Als Gruppenmoderator haben Sie die Möglichkeit, auf Ihr Event per „Moderatorenmitteilung“ aufmerksam zu machen. Moderatorenmitteilungen sind Forenposts, die an alle Gruppenmitglieder per E-Mail versendet werden. Die Sichtbarkeit Ihrer Meldung steigt dadurch erheblich. Achten Sie jedoch darauf, dass der Beitrag nicht zu werblich ist und nicht den gleichen Content wie die Eventeinladung enthält.
Eine zusätzliche Möglichkeit, Sichtbarkeit für Ihr Event zu erhalten, ist der so genannte „Sticky Post“. Mit „Anheften“ kleben Sie Ihre Eventankündigung an die erste Position im Forum. Der Beitrag wird nun als „Lese-Tipp“ gekennzeichnet und jeder, der die Gruppe betritt, kommt daran vorbei.
Es versteht sich von selbst, dass der Lese-Tipp immer aktuell sein muss. Also denken Sie daran, den Beitrag zu „lösen“, damit er nicht mehr an oberster Position angezeigt wird, obwohl das Event schon seit Monaten vorbei ist.

Gruppenevents sind außerdem auch immer von der Gruppenstartseite aus sichtbar. In der Seite „Über diese Gruppe“ kann ein Texthinweis zum Event aufgenommen werden. Dies sehen dann sogar Nicht-Gruppenmitglieder. Weiterhin könnten Sie im Vorschaubild Ihrer Gruppe oder Ihres Events mit einem Bildbearbeitungsprogramm, einen Hinweis auf Ihr Event ergänzen. Das fällt jedem auf.

Fällt sofort ins Auge: Ein Texthinweis, der ins Bild eingearbeitet ist.

Tipp 9: Halten Sie Ihr Event durch Content aktuell und attraktiv

Eine Eventankündigung kann im Alltag und in der Informationsflut schnell in Vergessenheit geraten. Greifen Sie deshalb Ihr Event immer wieder auf und berichten Sie darüber. Arbeiten Sie mit einer „Dramaturgie“ und erzählen Sie „Storys“ rund um Ihr Event. Damit Sie regelmäßig etwas zu berichten haben, machen Sie sich am besten vorab einen Redaktionsplan.

Ein Gast macht mein Networking-Picknick zum Teamevent für Mitarbeiter und VIP-Geschäftskontakten und kommt mit direkt 55 Teilnehmern. Das ist eine Geschichte, die potentielle Gäste interessieren könnte. Deshalb habe ich sie bei XING und in den Social Media aufgegriffen. Und gleichzeitig erhält der Initiator, Markus Sieger, dadurch Sichtbarkeit.

Behalten Sie Ihr Ziel, Teilnehmer für Ihr Event zu gewinnen, immer im Auge. Aber insbesondere sollten Sie sich daran orientieren, was Ihre Leser interessieren könnte. Der Content sollte relevant sein und Ihren Lesern einen Nutzen bringen. Dies könnten Interviews, Hintergrundberichte, spannende Informationen aus erster Hand, Vorstellung der Referenten, Bilder und Videos, aktuelle Anzahl an Zusagen oder kleine Geschichten rund um das Event sein.

Zur Veröffentlichung Ihres Contents eignen sich wieder alle Social-Media-Kanäle, Online-PR und selbstverständlich auch wieder XING. Auf Ihrer Startseite unter „Neuigkeiten“, in XING-Gruppen oder „Kommentare zum Event“ können Sie Ihren Content veröffentlichen. Achten Sie darauf, dass Sie auf Kommentare anderer zum Event schnell reagieren und diese nicht unbeantwortet lassen.

 

Gute Texte schreiben ist eigentlich recht einfach. Ein automatisiertes Feedback zu wesentlichen Qualitätskriterien für Online-Texte erhalten Sie mit dem kostenlosen Tool „Textanalyse“. Damit können Sie checken, ob Ihre Texte fit fürs Internet sind. Denn Online-Texte haben ihre eigenen Regeln und Gesetze. Das Tool analysiert die Artikel auf Lesbarkeit, Lesedauer, Satzlänge, Satzbau und die Anzahl von Füllwörtern, Fremdwörtern, Keywords und Links.

Anregungen ernst zu nehmen und darauf zu reagieren ist ein Gebot der Höflichkeit als Eventorganisator und hält die Diskussion zum Event lebendig.

Tipp 10: Eine wichtige Zielgruppe: die „Vielleichts“

Kümmern Sie sich um die „Vielleichts“ und gewinnen Sie mit dieser Zielgruppe weitere Eventteilnehmer.

Beim Anlegen eines Events können Sie entscheiden, ob sich ein Interessent mit „vielleicht“ anmelden kann. Viele Eventveranstalter schalten diese Funktion aus. Das habe ich nie verstanden, denn in diesen „Vielleichts“ liegt ein hohes Potential.
Wer auf „vielleicht“ klickt, interessiert sich definitiv für Ihr Event, kann sich aber noch nicht entscheiden. Aber seien wir uns mal ehrlich, wie oft erhalten wir eine Eventeinladung, können aber aus irgendwelchen Gründen noch keine Entscheidung treffen. Und ganz schnell gerät die Veranstaltung in Vergessenheit.
Deshalb ist es nützlich, alle dieser Interessenten erinnern zu können. Dies müssen Sie nicht einzeln machen, sondern durch eine „Nachricht an Teilnehmer“ mit wenigen Klicks automatisiert. Wählen Sie einfach als Empfänger alle aus, die den Teilnahmestatus „vielleicht“ haben. Aus dieser Zielgruppe generiere ich bei jedem Event zusätzliche Teilnehmer.

Wenn es mal mit einem Event nicht so gut klappt, dann könnten Sie übrigens die Funktion „Nachricht an Teilnehmer“ nutzen, indem Sie bei einem früheren Event die damaligen Eventteilnehmer anschreiben.

Dem Eventspam sind hier jedoch glücklicherweise Grenzen gesetzt, denn es sind nur insgesamt 5 Nachrichten an Teilnehmer möglich. Übrigens bringt es nicht viel, auch noch einmal die große Gruppe der „Unbeantworteten“ anzuschreiben. Denn diese Zielgruppe wird vermutlich Ihre Erinnerung nicht wahrnehmen, da diese nur unter Events > Benachrichtigungen ankommt und dort größtenteils unsichtbar bleibt.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren XING Events und wünsche mir, dass Sie mit meinen Tipps auch voller Stolz sagen können: „Mein Event ist ausgebucht!“

Monika Zehmisch

Monika Zehmisch

Monika Zehmisch ist Ambassadorin von XING Düsseldorf, eine der größten XING Regionalgruppen Deutschlands, https://www.xing.com/gruppen/duesseldorf und organisiert XING Events seit 2004.

Sie ist weiterhin Projektleiterin Unternehmenskommunikation bei der ADENION GmbH. Die Online-Dienste der ADENION GmbH unterstützen Unternehmen und Agenturen bei der täglichen Kommunikationsarbeit in den digitalen Medien. PR-Gateway, Blog2Social und CM-Gateway ermöglichen eine einfache und schnelle Verteilung von Pressemitteilungen, Social Media News, Blogartikeln, Bildern und Dokumenten an Presseportale, Blogs, Newsdienste und Social Media.
Monika Zehmisch schreibt außerdem für Printmedien, Blogs und Online-Publisher. Sie ist Autorin von 9 Fachbüchern zu den Themen Online-Kommunikation, digitale Marketing-Strategien, E-Commerce und Social Media. Zu diesen Themen hält sie auch Vorträge und Seminare. Unter anderem hat sie zwei Bücher zum Thema "Business-Networking mit XING" geschrieben.
http://www.adenion.de.
Kontakt:
E-Mail: monika.zehmisch@adenion.de
XING: https://www.xing.com/profile/Monika_Zehmisch
Monika Zehmisch

3 thoughts on “10 Tipps für ein ausgebuchtes XING Event

  1. Liebe Stephanie, vielen Dank für dein Feedback und ich freue mich, dass ich dir einige Anregungen geben konne.

  2. Liebe Monika, das ist ein sehr interessanter Beitrag, aus dem ich noch ein paar Anregungen für meine KultureventsRuhr mitnehme.

    Vielen Dank dafür.
    Bis bald,
    Stephanie

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *